Procedimento para Aquisição de Passagens Aéreas e Terrestres

Procedimento descentralizado para compra de passagens aéreas e terrestres.

Procedimento para comprar passagens aéreas

A compra de passagens aéreas passa a ser uma atividade conjunta realizada pelo Coordenador do Projeto ou Curso e os Funcionários da FUNTEF-PR.

IMPORTANTE:

  • Trata-se de um processo que requer atenção pois, aprovada a compra não há estorno, cancelamento da passagem e troca de passagens.
  • Confirmada a reserva, o sistema estabelecerá prazo para que a compra seja efetivada. Vencido o prazo a reserva é cancelada e um novo processo de reserva precisará ser iniciado. Isso pode impactar em aumento de custo, dependendo do quão próximo estejamos da data da viagem.

O Coordenador fica ciente que a escolha deve seguir os critérios de menor número de escalas e menor preço, devendo ser respeitado o período mínimo de 10 dias corridos da data de viagem (Acórdão TCU 2789/2009, Portaria 298/2018).

A compra de passagens segue a seguinte metodologia:

1) Indicação da pessoa responsável por fazer as reservas:

  • Especialização: a reserva de passagens é realizada pelo Coordenador(a) ou Secretário(a) do Curso – o Coordenador deve se manifestar por e-mail indicando quem exercerá essa atividade.
  • ACT, AC, TC, convênios e Fundação Araucária: a reserva de passagens é realizada pelo Coordenador do Projeto ou quem esse indicar, obrigatoriamente uma pessoa vinculada ao projeto.
  • A indicação deve ser feita, preferencialmente, no início do projeto através de e-mail <superintendencia@funtefpr.org.br> Assunto: Compra de Passagens;
  • A pessoa indicada será cadastrada no sistema de compra de passagens e receberá e-mail com usuário e senha de acesso;
  • A pessoa cadastrada realizará a reserva das passagens. Ao efetuar a reserva tomará ciência o custo da passagem e do prazo de validade da reserva.

2) Iniciar o processo no SEI

  • Feita a reserva, deve-se imediatamente iniciar o processo no SEI, isto é, iniciar um processo, o qual deve incluir: a) a requisição de compra cujo valor é o indicado na reserva da passagem. No campo da justificativa da requisição informar o passageiro (nome completo e CPF), trecho, data e hora de viagem conforme indicado na reserva; b) quando necessário, o projeto de viagem devidamente aprovado e c) pdf da reserva enviada para o e-mail da pessoa que fez a reserva (selecionar a opção de enviar por e-mail).
  • Ao efetuar a reserva o Coordenador deve indicar o Aprovador. O Aprovador receberá um e-mail da empresa solicitando a aprovação da reserva.
    • Especialização: Geovana
    • ACT: Maina
    • Fundação Araucária: Antonio Rafael
    • Petrobras: Alyson e Josilene
    • UFFS: Andrea Favile
  • A FUNTEF-PR apenas aprova a compra das passagens, cuja compra é de inteira responsabilidade do Coordenador.
  • A FUNTEF-PR não faz análise da reserva, apenas avalia se a passagem estava prevista no plano de trabalho e se há saldo previsto no projeto.
  • Centro de Custo: Selecione o centro de custo corretamente, a seleção errada poderá resultar na perda da reserva.
  • O processo no SEI deve ser enviado para a área do projeto.

 

IMPORTANTE: a) caso o prazo da reserva seja muito exíguo, entrar em contato com o Funcionário/Aprovador na FUNTEF-PR; b) o Funcionário/Aprovador da FUNTEF não entrará em contato com o passageiro (proposto), apenas com o Requisitante.

4) Pagamento da Nota Fiscal

O Funcionário/Aprovador, responsável pela área do projeto encaminhará via SEI a fatura e a nota fiscal, para a FUNTEF-SUP realizar o agendamento do pagamento.

 

Procedimento para fazer a reservar e verificar o valor das passagens (cotação)

1) Solicitação de cadastro.

O Coordenador do Projeto deve enviar por e-mail (superintendencia@funtefpr.org.br  Assunto: Compra de Passagens) as seguintes informações do Servidor que irá fazer as reservas (tais informações são exigidas pela empresa externa).

  • Nome:
  • Data de nascimento:
  • CPF:
  • Telefone fixo:
  • Celular (se possível)
  • e-mail:

 

2) Acessar Link: https://www.wtscorporate.com.br/wtscorporate/Login/loginwts.aspx

Usuário e senha recebidos por e-mail.

3) Siga as instruções disponibilizadas nos manuais da Webtrip

Manuais do Solicitante e do Aprovador disponibilizados pela Webtrip
Manual do Solicitante Manual do Aprovador

 

IMPORTANTE:

a) Observar o valor da reserva, o qual deverá ser informado na requisição no SIORG a qual será enviada via SEI.

b) Selecionar corretamente o Centro de Custo do projeto do qual sairão os recursos, a seleção errada implicará no cancelamento da reserva e no custo da passagem.

c) Indicar o Aprovador, Funcionário da FUNTEF-PR que atende a área do projeto, a seleção errada implicará no cancelamento da reserva e no custo da passagem. O Aprovador selecionado receberá e-mail com os dados da reserva. Irá avaliar a previsão orçamentária, caso positivo, efetuará a compra da passagem e enviará por e-mail as passagens para o requisitante.

d) É fundamental que paralelamente seja enviado o processo SEI para a área do Projeto (FUNTEF-XX-LATO, FUNTEF-XX-CONVENIO, FUNTEF-XX-EXTENSÃO), do contrário não há como saber a qual projeto está vinculada a reserva enviada por e-mail.

A aprovação da passagem só ocorrerá quando os itens c e d estivem concluídos.

e) Notas Fiscais: A nota fiscal de cada passagem é encaminhada para e-mail do Funcionário/Aprovador da FUNTEF-PR.

  • Eventualmente poderá ser utilizada diferentes companhias aéreas para ida e volta. Nesse caso realizar o procedimento da reserva da Ida, informando o nome do passageiro, centro de custo e aprovador. Na sequência, selecionar a opção adicionar passagens aéreas para a mesma reserva.
  • Eventualmente, devidos a variação de câmbios e taxas, o valor da nota fiscal poderá diferir do valor da reserva, será necessário ajustar a requisição.

Procedimento para compra de Passagens Terrestres

Passagens terrestres devem ser solicitadas por e-mail para Ticiane <corporativo3@webtrip.tur.br>. Informando:

  • Nome do passageiro:
  • Trecho:
  • Data de saída:           
  • Horário
  • Data de retorno:
  • Horário:
  • Nome do funcionário Aprovador da FUNTEF-PR:
  • E-mail do funcionário Aprovador da FUNTEF-PR:

Enviar o e-mail com cópia para o Funcionário/Aprovador da FUNTEF-PR. A Ticiane irá informar o custo e solicitar a aprovação do Funcionário da FUNTEF-PR.

Dúvidas:

  • Contato Webtrip: Ticiane
  • Telef. 041 3363 0663
  • corporativo3@webtrip.tur.br